Checklist: Sistema Mínimo Viable (para que el salón no dependa de ti)

Instrucción simple: no intentes hacerlo todo. ✅ Marca lo que ya tienes. ⭐ Elige 3 pendientes para esta semana. 📌 Objetivo: que el salón funcione “en piloto automático” lo suficiente como para que tú respires.

1) 🗓️ Sistema de AGENDA (orden, previsión y menos huecos)

📌 Reservas

  • Tengo un guion único para coger citas (teléfono/WhatsApp/DM).
  • El equipo sabe qué preguntar siempre (servicio exacto, largo, historial, tiempo estimado).
  • La agenda tiene tiempos reales (no “a ojo”).
  • Hay un criterio claro para huecos “rellenables” (servicios cortos/rápidos).

✅ Confirmaciones y cancelaciones

  • Enviamos confirmación 24–48h antes (automática o manual).
  • Existe una política de cancelación (y está escrita).
  • La política se aplica igual a todo el mundo (sin excepciones por presión).
  • Tenemos un texto de reprogramación listo (sin improvisar).

📋 Lista de espera

  • Tengo lista de espera real (nombre + disponibilidad + servicio).
  • Cuando hay hueco, se contacta en orden y con texto listo.
  • Hay un “plan de relleno” para huecos de última hora (llamadas + WhatsApp + clientes top).

🧱 Bloques protegidos

  • Bloqueo semanal de gestión (mínimo 60–90 min).
  • Bloqueo mensual para compras/stock (mínimo 45 min).
  • Hay un bloque fijo para formación/equipo (aunque sea corto).

⭐ 3 textos “copia/pega” (rápidos)

  • Confirmación: “Hola, te confirmo tu cita para ___ el día ___ a las ___. Si necesitas cambiarla, avísanos con ___ horas. Gracias 🤍”
  • Cancelación tardía: “Entiendo perfectamente. Te recuerdo que, para poder reorganizar agenda, los cambios deben avisarse con __ horas. ¿Te viene bien reprogramar para ___?”
  • Hueco libre: “Se nos ha liberado un hueco hoy a las ___. ¿Te encaja para ___? Te lo reservo 15 min.”

2) 💶 Sistema de CAJA (control sin volverte contable)

🔁 Rutina mínima

  • Tengo un día fijo de revisión semanal (15 minutos).
  • Reviso: facturación semanal + pagos próximos + banco.
  • Cierro semana con una nota: “esta semana va así + acción de corrección”.

🧾 Separación del dinero (muy básica)

  • Separo % para impuestos (aunque sea a otra cuenta).
  • Separo para proveedores (producto).
  • Separo para sueldos/autónomos.
  • Separo algo para colchón (aunque sean 20€).

🧴 Control de producto

  • Tengo un máximo mensual de gasto en producto (límite).
  • Reviso gasto real 1 vez/semana o 1 vez/mes (pero fijo).
  • Compras solo con criterio: reposición, no capricho.
  • Hay una lista “imprescindibles” y otra “no urgentes”.

🔢 3 números que miro sí o sí

  • Ticket medio (aunque sea estimado).
  • % gasto en producto.
  • Ocupación real / huecos (y por qué).

📌 Mini regla: si no lo miras, se te va.
(La caja no se “gestiona” una vez al año. Se gestiona 15 minutos a la semana.)

3) 👥 Sistema de EQUIPO (menos preguntas, más nivel)

🧩 Roles y responsabilidades

  • Está claro quién abre / quién cierra / quién repone / quién confirma.
  • Hay un responsable por turno (aunque rote).
  • Cada persona sabe qué es suyo y qué no.

🚫 Estándares (no negociables)

  • Puntualidad (equipo y clientas): criterio claro.
  • Atención/experiencia: saludo, diagnóstico, despedida.
  • Higiene/orden: qué se limpia y cuándo.
  • Cobro y cierre de caja: paso a paso.

🔁 Protocolos repetitivos

  • Qué hacer si llega una clienta tarde.
  • Qué hacer si no aparece.
  • Qué hacer si hay queja.
  • Qué hacer si se rompe algo / falla el datáfono.
  • Qué hacer si una clienta pide descuento.

🗓️ Reunión semanal (20 minutos)

  • Tenemos reunión fija (mismo día/hora).
  • Estructura de reunión:
    • 5 min: números (agenda, huecos, objetivos)
    • 10 min: problemas concretos + soluciones
    • 5 min: foco de la semana (1 hábito)

💬 Comunicación

  • Hay un canal único (WhatsApp/Drive/Notion) para info interna.
  • Las normas no se dicen “de palabra”: están escritas en algún sitio.
  • Se corrige en privado, se reconoce en público.

🧪 “El test del salón sin ti” (rápido)

Marca Sí/No:

  • Si falto mañana, la agenda se gestiona sin preguntarme.
  • Si falto mañana, se cobra y se cierra caja correctamente.
  • Si falto mañana, las quejas se atienden con un protocolo.

✅ Si tienes 2 o 3 SÍ, vas bien.
⚠️ Si tienes 0 o 1 SÍ, no es drama: es prioridad.

🗺️ Tu plan de 7 días (para instalar sistemas sin agobio)

  • Día 1: lista “10 preguntas que me hacen siempre”
  • Día 2: crea 3 mini-protocolos (5 líneas cada uno)
  • Día 3: política de cancelación + textos WhatsApp
  • Día 4: lista de espera activa
  • Día 5: revisión caja semanal (día fijo)
  • Día 6: roles de turno (abrir/cerrar/confirmar/reposición)
  • Día 7: reunión de 20 min + foco de la semana